Blog

Od 1 stycznia 2025 roku wchodzą w życie e-Doręczenia – nowa forma cyfrowej komunikacji z administracją publiczną. Dowiedz się, jakie korzyści niesie ze sobą ta zmiana i kto będzie zobowiązany do jej stosowania.

e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 roku. Czym są i kto z nich skorzysta?

e-Doręczenia to cyfrowa forma komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną (podmiotami publicznymi). Nowa forma będzie równoważna z dotychczasową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. System ten został stworzony, aby usprawnić i zabezpieczyć obieg dokumentów w przestrzeni cyfrowej, jednocześnie ograniczając potrzebę korzystania z tradycyjnych form korespondencji oraz związanych z nimi kosztów. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano tzw. publiczną usługę hybrydową (PUH). W takich przypadkach korespondencja ze strony podmiotów publicznych będzie docierać w formie papierowej, choć w urzędach pozostanie zapisana cyfrowo.

Podstawy prawne dla e-Doręczeń

e-Doręczenia są uregulowane przede wszystkim w dwóch aktach prawnych:

• ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) oraz aktach wykonawczych do tej ustawy;
• rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania dotyczących transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).

Z perspektywy tysięcy osób i podmiotów zobligowanych do posiadania skrzynek w ramach e-Doręczeń istotny jest również Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający termin wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej. Komunikat wskazuje 1 stycznia 2025 r. jako dzień wdrożenia systemu dla pierwszej grupy podmiotów (Dz. U. poz. 1078).

Kto będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r.?

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek stosowania e-Doręczeń będzie dotyczył następujących podmiotów:

• osób wykonujących zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze);
• podmiotów niepublicznych rejestrujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) od 1 stycznia 2025 r.;
• podmiotów niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
• organów administracji rządowej oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy;
• innych organów władzy publicznej, w tym organów kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy;
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i zarządzanych przez niego funduszy oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) i jej funduszy;
• Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ);
• agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej, państwowych funduszy celowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, uczelni publicznych, Polskiej Akademii Nauk oraz jej jednostek organizacyjnych, państwowych i samorządowych instytucji kultury oraz innych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw do realizacji zadań publicznych;
• jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, związków metropolitalnych oraz samorządowych zakładów budżetowych – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby założyć adres do e-Doręczeń, najpierw trzeba zarejestrować się w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

Baza Adresów Elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. cyfryzacji. Zawiera on adresy e-Doręczeń podmiotów publicznych, obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu firmy do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję wyłącznie elektronicznie.

Jeśli przedsiębiorca korzysta z adresu u publicznego dostawcy, nie musi składać oddzielnego wniosku o wpis do BAE. Aktywacja utworzonego dla siebie adresu skutkuje automatycznym wpisem. W przypadku adresu u niepublicznego dostawcy konieczne jest złożenie wniosku o wpis do BAE.

Po aktywacji adresu u publicznego dostawcy przedsiębiorca otrzyma darmowy dostęp do skrzynki do e-Doręczeń, umożliwiającej wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości oraz dostęp do adresów z BAE. Przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG może zarządzać skrzynką samodzielnie lub wyznaczyć administratora. Przedsiębiorcy wpisani do KRS mają obowiązek wyznaczyć administratora skrzynki.

Korzyści z wdrożenia e-Doręczeń

e-Doręczenia przynoszą firmom wiele korzyści, które można podsumować następująco:

• Szybkość i dostępność: Natychmiastowa wysyłka i odbiór dokumentów, bez względu na czas i miejsce, co oszczędza czas.
• Bezpieczeństwo i wiarygodność: Każda przesyłka jest cyfrowo zabezpieczona, a elektroniczne potwierdzenia odbioru minimalizują ryzyko manipulacji treścią.
• Redukcja kosztów: Zmniejszenie kosztów tradycyjnej wysyłki dokumentów, zarówno materiałowych, jak i logistycznych.
• Aspekt ekologiczny: Eliminacja potrzeby korzystania z papieru przyczynia się do redukcji śladu węglowego, wspierając zrównoważony rozwój.
• Usprawnienie procesów biznesowych: Cyfrowy obieg dokumentów ułatwia zarządzanie korespondencją, archiwizację i wyszukiwanie dokumentów, co przekłada się na większą efektywność operacyjną firmy.

Każda z tych korzyści wpływa na poprawę efektywności, bezpieczeństwa i odpowiedzialności ekologicznej firmy, wspierając jednocześnie cyfryzację i nowoczesne zarządzanie dokumentacją.

źródło: mddp-outsourcing.pl