Blog

e-Doręczenia to usługa zaufania, która w najbliższym czasie całkowicie zastąpi tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niej oficjalna korespondencja – na przykład pisma z urzędów – będzie dostarczana elektronicznie, na specjalny adres pozwalający na bezbłędną identyfikację odbiorcy. Takie rozwiązanie ma uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów, ale z jego wdrożeniem wiąże się wiele pytań i wątpliwości. Jak działają e-Doręczenia w praktyce? Co grozi za brak aktywnej skrzynki? Najważniejsze informacje o e-Doręczeniach dla firm i biur rachunkowych znajdziesz w tym artykule! 

Na czym polega e-Doręczenie?

e-Doręczenia to usługa zaufania, która umożliwia bezpieczną wymianę dokumentów pomiędzy administracją publiczną i przedsiębiorcami, a docelowo także obywatelami, którzy będą chcieli otrzymywać korespondencję z urzędów w formie elektronicznej. Została zaprojektowana w taki sposób, żeby zapewniać autentyczność, integralność oraz poufność przesyłanych danych. W efekcie dokumenty wysłane za jej pomocą są chronione przed nieautoryzowanymi zmianami, a sama usługa pozwala na jednoznaczne potwierdzenie tożsamości nadawcy i odbiorcy.

e-Doręczenia – od kiedy i dla kogo obowiązkowe?

Zgodnie z przyjętym przez rząd harmonogramem obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń będzie stopniowo rozszerzany na kolejne grupy podmiotów. Już od 1 stycznia 2025 r. muszą go mieć wszystkie jednostki administracji publicznej (z wyłączeniem sądów i prokuratury) oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze. Od tego samego dnia adres do e-Doręczeń muszą zakładać również nowe firmy rejestrujące się w CEIDG lub KRS.

Z kolei od 1 kwietnia 2025 r. system e-Doręczeń stał się – przynajmniej teoretycznie – obowiązkowy dla kolejnej, bardzo dużej grupy podmiotów, a mianowicie spółek prawa handlowego zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 r.  Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika jednak, że we wskazanym wyżej terminie skrzynkę do obsługi doręczeń elektronicznych posiadała jedynie co 8 zobowiązana do tego firma.

Co w przypadku pozostałych przedsiębiorców? Tu również nadchodzą zmiany. Choć obecnie nie mają oni jeszcze obowiązku zakładania skrzynki, to sytuacja zmieni się po 30 czerwca 2025 r. Od tego momentu każda zmiana we wpisie do CEIDG będzie wiązała się z koniecznością podania adresu do e-Doręczeń. Z kolei 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu wpisanego do BAE obejmie wszystkich przedsiębiorców widniejących w CEIDG.

Warto przy tym zaznaczyć, że dla obywateli (czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) e-Doręczenia pozostaną usługą dobrowolną – przynajmniej na razie. Podobnie wygląda sytuacja podmiotów zarejestrowanych w rejestrze stowarzyszeń KRS.

Czy biuro rachunkowe musi mieć e-doręczenia?

W świetle obowiązujących przepisów, biura rachunkowe to także przedsiębiorstwa, więc obowiązują je takie same zasady, jak pozostałe firmy wpisane do KRS czy CEIDG. Oznacza to, że również one muszą posiadać adres e-doręczeń. Konkretne terminy zależą natomiast od formy prowadzonej działalności. Jeśli biuro rachunkowe działa jako spółka prawa handlowego (np. z o.o.), to z systemu e-Doręczeń musi korzystać już od 1 kwietnia 2025 r. Gdy natomiast działalność została zarejestrowana w CEIDG, to adres e-Doręczeń powinno założyć do 1 października 2026 r. lub wcześniej – przy okazji aktualizacji wpisu.

Jeden czy więcej adresów do e-Doręczeń?

System e-Doręczeń został zaprojektowany w taki sposób, by zapewniać pewność i bezpieczeństwo komunikacji. Właśnie dlatego każdy adres musi być jednoznacznie powiązany z konkretnym podmiotem. W praktyce oznacza to, że spółki prawa handlowego będą korzystały z kilku adresów – jednego dla samej spółki i dodatkowych, które zostały zarejestrowane na dane każdego z jej wspólników.

Biuro rachunkowe – uprawnienia do prowadzenia skrzynki e-Doręczeń w imieniu przedsiębiorcy

Zakładając skrzynkę do e-Doręczeń, przedsiębiorca może samodzielnie zdecydować, kto będzie nią zarządzać. W trakcie składania wniosku ma bowiem prawo wskazać administratora skrzynki, a także osoby, które będą mieć do niej dostęp. Nie ma przy tym ograniczenia liczby administratorów, więc uprawnienia do zarządzania skrzynką można powierzyć kilku osobom jednocześnie. Co ważne, administrator skrzynki do e-Doręczeń nie musi być wpisany do KRS ani pełnić żadnej formalnej funkcji w firmie – może to być np. szeregowy pracownik lub księgowy z biura rachunkowego.

Dużym ułatwieniem jest również możliwość automatycznego rejestrowania korespondencji w dziennikach pism przychodzących i wychodzących – pozwala na utrzymanie porządku i spełnienie wymagań formalnych. Otrzymane wiadomości można też natychmiast przypisać do konkretnych osób lub działów, co z kolei skraca czas reakcji i minimalizuje ryzyko, że ważna korespondencja utknie „po drodze”. Taka funkcjonalność oprogramowania to realna oszczędność czasu, a dla biur rachunkowych – kolejna okazja, by zaoferować klientom kompleksową i nowoczesną obsługę administracyjną.

źródło: symfonia.pl