Blog

e-Doręczenia to nie tylko elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ale również kluczowy element cyfryzacji administracji publicznej. Nowe rozwiązanie, z którego już w tym roku muszą korzystać podmioty publiczne oraz przedsiębiorcy, budzi jednak wiele pytań i wątpliwości. Czym dokładnie są e-Doręczenia? Kto i kiedy musi korzystać z tej usługi? Jak założyć adres i skrzynkę e-Doręczeń oraz prawidłowo z niej korzystać? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te oraz inne pytania, zapoznaj się z tym poradnikiem!

e-Doręczenia – co to takiego?

e-Doręczenia to usługa zaufania, która umożliwia wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej. Taka korespondencja, co do zasady, stanowi cyfrowy odpowiednik listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru.

System doręczeń elektronicznych ma usprawniać komunikację podmiotów publicznych z przedsiębiorcami i obywatelami. e-Doręczenia eliminują bowiem potrzebę składania osobistych wizyt w urzędzie, oczekiwania na list polecony oraz przechowywania papierowej korespondencji. To jednak nie wszystkie korzyści, jakie wiążą się z wdrożeniem tego rozwiązania. e-Doręczenia pozwalają również na:

• jednoznacznie potwierdzenie tożsamości nadawcy i odbiorcy,
• pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
• zabezpieczenie korespondencji przesyłanej między nadawcą a odbiorcą, uniemożliwiające zmianę jej treści.

Działanie systemu e-Doręczeń w Polsce reguluje ustawa z 18 listopada 2024 r. o doręczeniach elektronicznych (UoDE), która pod koniec minionego roku doczekała się nowelizacji. Obowiązujące obecnie przepisy umożliwiają korzystanie z doręczeń elektronicznych w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, a nawet podczas wymiany korespondencji biznesowej – jeśli wymaga ona potwierdzenia odbioru i prawnego zabezpieczenia. Wszystko dlatego, że usługa doręczeń elektronicznych należy do tzw. kategorii usług zaufania.

W jaki sposób będą realizowane doręczenia elektroniczne?

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami doręczenia elektroniczne mogą być realizowane na dwa sposoby:

1. w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą świadczy wyznaczony operator. Ta forma jest przeznaczona dla podmiotów publicznych (np. urzędów) oraz wybranych podmiotów niepublicznych.
2. w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą oferują prywatni dostawcy usług zaufania. Jest to alternatywna opcja dla tych, którzy chcą korzystać z usług komercyjnych spełniających określone standardy bezpieczeństwa.

Oba modele zapewniają potwierdzenie nadania i odbioru wiadomości, a tym samym przesyłane za ich pomocą doręczenia mają taką samą moc prawną. Warto wspomnieć jeszcze o trzecim rozwiązaniu, jakim jest publiczna usługa hybrydowa (PHU). Została ona wdrożona z myślą o osobach wykluczonych cyfrowo. W przypadku tego modelu korespondencja ze strony podmiotów publicznych nadal będzie docierać do adresata w formie papierowej, ale w urzędach będzie miała ona postać cyfrową.

Jak działa system doręczeń elektronicznych?

System e-Doręczeń działa jak sieć elektronicznych skrzynek pocztowych. Aby z niego korzystać, wystarczy złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń, a następnie aktywować skrzynkę. Po przeprowadzeniu tych czynności można już wysyłać i odbierać cyfrowe listy polecone oraz inne dokumenty. Każda taka operacja jest automatycznie rejestrowana i chroniona przed nieuprawnionym dostępem. Taki sposób działania systemu przynosi jego użytkownikom konkretne korzyści:

W związku z wdrożeniem e-Doręczeń powstała tzw. baza adresów elektronicznych (BAE), czyli specjalny rejestr publiczny zarządzany przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zawiera ona dane dotyczące trzech grup podmiotów:

• publicznych,
• osób fizycznych,
• niepublicznych innych niż osoby fizyczne.

Oprócz adresów do doręczeń elektronicznych powiązanych z publiczną oraz kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zawiera ona również dane pozwalające na jednoznacznie zidentyfikowanie danego podmiotu.

Czy korzystanie z e-Doręczeń wiąże się z dodatkowymi opłatami?

Korzystanie z e-Doręczeń w większości przypadków jest darmowe. Firmy nie będą ponosić żadnych opłat za przesyłanie korespondencji w usłudze doręczeń elektronicznych, jeżeli uczestniczy w niej podmiot publiczny.

Jak e-Doręczenia mają się do e-korespondencji na takich platformach, jak e-Urząd czy ePUAP?

e-Doręczenia to oficjalna, prawnie wiążąca forma komunikacji elektronicznej z urzędami, zastępująca tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Mają one ściśle określone ramy prawne i gwarantują m.in. pewność doręczenia i integralność przesyłanych dokumentów. E-korespondencja na platformach takich, jak ePUAP czy e-Urząd to z kolei bardziej ogólne narzędzie do bieżącej komunikacji i załatwiania indywidualnych spraw podatkowych.

Co stanie się z kontami na e-Urząd Skarbowy i ePUAP?

Konta na platformie e-Urząd Skarbowy nadal będą aktywne. W związku z tym w najbliższym czasie komunikacja z Urzędem Skarbowym będzie odbywać się dwutorowo:

• poprzez e-Urząd Skarbowy, gdzie nadal będzie można korzystać z dotychczasowych funkcjonalności, takich jak składanie deklaracji czy sprawdzanie statusu spraw;
• poprzez e-Doręczenia, za pomocą których dostarczane będą np. decyzje administracyjne.

Docelowo platformy e-Urząd Skarbowy i ePUAP zostaną zintegrowane z systemem e-Doręczeń tak, aby dać użytkownikom możliwość odbierania i wysyłania korespondencji urzędowej z potwierdzeniem odbioru bezpośrednio ze swojego konta.

Jakie komunikaty będą wysyłane za pośrednictwem e-Doręczeń, a jakie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego?

Usługa e-Doręczeń służy do przesyłania oficjalnej korespondencji urzędowej, która wymaga potwierdzenia odbioru i ma moc prawną równoważną listowi poleconemu za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Do takich komunikatów należą m.in.:

• decyzje administracyjne, a w tym np. decyzje podatkowe, o przyznaniu świadczeń czy umorzeniu postępowania;
• wezwania i zawiadomienia, np. o wszczęciu postępowania czy nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
• dokumenty sądowe, np. wezwania do sądu (np. jako świadek, strona postępowania), oraz orzeczenia sądowe (np. wyroki, nakazy zapłaty).

Platforma e-Urząd Skarbowy nadal będzie służyć do bieżącej komunikacji z urzędami skarbowymi, w tym do:

• składania deklaracji podatkowych, np. PIT, VAT, CIT, PCC.
• odbierania potwierdzeń i zaświadczeń
• wysyłania zapytań i wniosków, np. wnioski o interpretacje podatkowe.
• przeglądania swoich danych podatkowych, a w tym np. historii złożonych deklaracji, informacji o nadpłatach i zaległościach.

Co się stanie, gdy odbiorca nie potwierdzi odczytania korespondencji przesłanej za pomocą e-Doręczeń? Czy takie doręczenie jest skuteczne?

W systemie e-Doręczeń, podobnie jak w przypadku tradycyjnych listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, najważniejszy jest sam fakt doręczenia wiadomości na adres elektroniczny, a nie faktyczne jej odczytanie. Oznacza to, że samo umieszczenie wiadomości w skrzynce odbiorczej adresata jest równoznaczne z doręczeniem. Dodatkowo system e-Doręczeń generuje elektroniczne potwierdzenie wysłania i dotarcia wiadomości do adresata. Ma ono moc prawną i jest traktowane jako dowód doręczenia w postępowaniach administracyjnych i sądowych.

Jaka data uważana jest za odbiór e-Doręczenia?

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, za datę odbioru e-Doręczenia uznaje się:

• dzień faktycznego odbioru – jeśli adresat otworzy korespondencję przesłaną w systemie doręczeń elektronicznych, datą odbioru jest dzień, w którym zapoznał się z jej treścią.
• dzień od umieszczenia przesyłki w systemie – po upływie tego terminu doręczenie uważa się za skutecznie dokonane – nawet jeśli adresat nie odczytał wiadomości.

Do czego służy opcja „odrzuć korespondencję” w systemie e-Doręczeń?

W systemie e-Doręczeń opcja „odrzucić korespondencję” umożliwia odbiorcy odmowę przyjęcia przesyłki. Możesz z niej skorzystać, jeśli doszło do pomyłki adresata lub nadawcy, lub też przesłane dokumenty są niekompletne, uszkodzone lub nie spełniają wymogów formalnych.

Czy nadal będzie można wysyłać pisma do urzędów pocztą tradycyjną?

Firmy i inne podmioty niepubliczne będą musiały korzystać z systemu e-Doręczeń do wysyłania i odbierania korespondencji urzędowej. Zgodnie z harmonogramem, nie będzie można wysyłać takich pism pocztą tradycyjną – wszystko będzie musiało odbywać się przez e-doręczenia. Osoby fizyczne mogą korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie, chyba że aktywują swoją skrzynkę e-Doręczeń. Wówczas korzystanie z tego systemu stanie się dla nich obowiązkowe.

źródło: symfonia.pl