Blog

Przepisy nakładają na przedsiębiorców i biura rachunkowe szereg obowiązków dotyczących prowadzenia dokumentacji. O tym dowiesz się w tym artykule.

Dokumentacja księgowa – co to takiego?

Każda transakcja, której stroną jest konkretne przedsiębiorstwo, musi mieć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji księgowej. Co dokładnie oznacza ten termin? Najprościej mówiąc, to zbiór dowodów księgowych, takich jak np. faktury, paragony, rachunki czy umowy, które potwierdzają dokonanie różnego rodzaju operacji gospodarczych – od zakupu surowców aż po wypłatę wynagrodzeń. Sposób prowadzenia dokumentacji księgowej został ściśle określony w przepisach ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, a także licznych rozporządzeniach.

Prowadzenie dokumentacji księgowej – podstawowe zasady

Choć przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji księgowej nie są nowe, to jednak wciąż wielu przedsiębiorców bagatelizuje ich znaczenie. Nieznajomość obowiązujących w tym zakresie zasad, może jednak prowadzić do poważnych konsekwencji podczas kontroli podatkowej. Stwierdzone przez organy podatkowe zaniedbania nierzadko skutkują nałożeniem wysokich kar finansowych, a w skrajnych przypadkach mogą narażać nierzetelnego przedsiębiorcę na odpowiedzialność karną. By uniknąć tego typu niespodzianek, warto wiedzieć, jak prowadzić księgowość, aby zgromadzona dokumentacja była nie tylko zgodna z prawem, lecz również przydatna do celów zarządzania czy kontroli.

Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg podatkowych

Szczegółowe wytyczne dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. Zgodnie z treścią § 10 podatnik ma obowiązek prowadzić księgę w sposób rzetelny i niewadliwy. Pierwsza z zasad wskazuje, że wszystkie znajdujące się w niej zapisy powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to, że wykazane w księdze zdarzenia gospodarcze muszą być poparte odpowiednim dokumentem źródłowym – pozwala to bowiem na odtworzenie przebiegu każdej transakcji. Dokumentacja księgowa powinna być ponadto kompletna, a poszczególne zapisy wprowadzane w określonych terminach. Zasada niewadliwości wskazuje natomiast, że księgę podatkową należy prowadzić według ustalonego w rozporządzeniu wzoru oraz zgodnie z zawartymi w nim objaśnieniami.

Dopuszczalne wyjątki

Choć wymagania dotyczące prowadzenia ksiąg podatkowych są bardzo rygorystyczne, to jednak przepisy przewidują pewne wyjątki. Jeśli przykładowo pominięte lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają 0,5% całkowitego przychodu za dany rok podatkowy, księgę nadal można uznać za rzetelną. Podobnie jest w przypadku błędów spowodowanych nieszczęśliwym wypadkiem, oczywistą omyłką czy takich, których skutkiem było podwyższenie kwoty stanowiącej podstawę opodatkowania.

Podstawy zapisów w księgach podatkowych

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wszystkie zapisy znajdujące się w księgach muszą mieć swoje odzwierciedlenie w odpowiedniej dokumentacji. Dowody księgowe, stanowiące podstawę do dokonywania takich zapisów, można podzielić na trzy główne kategorie. Są to:

• dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty księgowe otrzymane od kontrahentów, takie jak faktury, rachunki, paragony czy noty księgowe. To właśnie na ich podstawie księgowane są zakupy towarów i usług;
• dowody zewnętrzne własne, a zatem dokumenty wystawiane przez przedsiębiorcę i przekazywane kontrahentom, np. faktury sprzedaży. Stanowią one potwierdzenie uzyskania przychodu;

• dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji zachodzących wewnątrz firmy. Zalicza się do nich m.in.: dokumenty magazynowe, listy płac czy polecenia księgowania.

Do dokumentacji księgowej zalicza się także dowody zbiorcze, czyli takie, które służą do grupowego księgowania wielu operacji finansowych. Dobrym tego przykładem są np. raporty kasowe.

źródło: symfonia.pl