Blog

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych swoich pracowników. Przepisy pozwalają robić to w jednej z dwóch form — papierowej lub elektronicznej. Choć ta pierwsza metoda wciąż ma swoich zwolenników, to jednak coraz więcej firm decyduje się na digitalizację i wybiera nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentami pracowniczymi. I nic w tym dziwnego, bo elektroniczne akta osobowe to sposób na szybszy dostęp do danych, ich wygodniejsze aktualizowanie, lepsze zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem oraz większą kontrolę nad zgodnością z przepisami. Sprawdź, dlaczego jeszcze prowadzenie dokumentacji pracowniczej online to dziś nie tylko praktyczne, ale przede wszystkim bezpieczne rozwiązanie!

Bezpieczeństwo danych pracowniczych — wyzwanie, którego nie można ignorować

Bezpieczeństwo danych osobowych pracowników nigdy nie było tak ważne, jak obecnie. Rosnąca cyfryzacja procesów z jednej strony ułatwia zarządzanie informacjami, ale z drugiej – zwiększa ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia. Wystarczy chwila nieuwagi, aby doszło do incydentu naruszenia bezpieczeństwa, co dla firmy może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Wzrost znaczenia ochrony danych pracowników wynika także z wdrożenia dyrektywy NIS2, która nakłada nowe obowiązki w zakresie cyberbezpieczeństwa, a w tym zabezpieczenia informacji dotyczących zatrudnionych. Do tego dochodzi coraz większe ryzyko ataków hakerskich, ransomware i innych zagrożeń cybernetycznych. Prowadzenie akt osobowych w tradycyjnej formie wcale nie rozwiązuje tego typu problemów, bo jak wynika z raportu Deloitte z 2023 roku, w ciągu ostatnich pięciu lat aż 33% przebadanych przedsiębiorstw doświadczyło incydentu związanego z utratą dokumentacji papierowej. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm inwestuje w e-akta osobowe, wdrażając systemy, które nie tylko automatyzują rutynowe procesy, ale także zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa.

Dlaczego e-akta to rozwiązanie bezpieczne i zgodne z prawem?

Systemy do elektronicznego prowadzenia akt osobowych zostały zaprojektowane w taki sposób, aby minimalizować wszelkie ryzyka związane z wyciekiem czy utratą danych. Zazwyczaj posiadają one certyfikaty bezpieczeństwa, działają zgodnie z normami ISO, a gromadzone w nich informacje są regularnie archiwizowane i backupowane. Dzięki temu możesz mieć pewność, że nawet w przypadku awarii systemu lub próby nieautoryzowanego dostępu, dokumentacja pracownicza pozostanie nienaruszona.

Przejście na elektroniczne akta osobowe eliminuje także ryzyko fizycznego zniszczenia czy zagubienia dokumentów. Nie musisz już martwić się o to, gdzie przechowywać umowy, aneksy czy kwestionariusze osobowe oraz jak zabezpieczyć je przed dostępem ze strony niepowołanych osób. Nowoczesne programy do prowadzenia e-teczek pracowników oferują także dodatkowe funkcje, takie jak nadawanie poziomów uprawnień, szyfrowanie danych czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Tego typu zabezpieczeń nie zapewni Ci żadna tradycyjna szafa na dokumenty.

Elektroniczne akta osobowe to również oszczędność czasu i pieniędzy!

Bezpieczeństwo to jednak niejedyna zaleta elektronicznych akt osobowych. Ich wdrożenie to także realne oszczędności — zarówno finansowe, jak i czasowe. Z szacunków rynkowych wynika, że koszt zarządzania jednym dokumentem w formie papierowej to średnio 15 zł (wliczając w to druk, segregację i archiwizację). Dla porównania, koszt obsługi dokumentu w formie cyfrowej to zaledwie 1,5 zł. Różnica jest więc znacząca — szczególnie w firmach zatrudniających większą liczbę pracowników.

Nie sposób też przecenić wygody codziennej pracy. Średni czas potrzebny na odnalezienie konkretnego dokumentu w archiwum papierowym to aż 18 minut. W przypadku programu do prowadzenia elektronicznych akt osobowych ten czas wynosi zaledwie kilkanaście sekund. Do tego dochodzi jeszcze dostępność z poziomu przeglądarki, możliwość szybkiego filtrowania dokumentów czy ustawienia automatycznych przypomnień o ważnych terminach (np. końcu umowy czy badań lekarskich) – wszystko to znacznie usprawnia pracę działu kadr i płac. Dzięki temu zyskujesz więcej czasu na zadania wymagające większego zaangażowania — jak np. wsparcie menedżerów w zakresie polityki kadrowej.

Prowadź elektroniczne akta osobowe!

Aby przejść na elektroniczne akta osobowe i prowadzić je w sposób zgodny z przepisami, warto wybrać odpowiednie narzędzie. Jednym z nich jest działająca w chmurze aplikacja Symfonia eTeczka, która nie tylko spełnia wszystkie wymagania prawne, ale także oferuje szereg funkcji ułatwiających codzienną pracę. System umożliwia m.in. prowadzenie i katalogowanie akt osobowych, przygotowywanie dokumentów potrzebnych do zatrudnienia nowego pracownika, a także tych związanych z zakończeniem okresu zatrudnienia. Dzięki technologii OCR pozwala na szybką digitalizację dokumentów — system sam rozpoznaje dane i przypisuje je do odpowiednich kategorii. W efekcie za pomocą Symfonii eTeczka możesz wygodnie przygotowywać nowe dokumenty, organizować je w uporządkowane katalogi i udostępniać je, zachowując pełną kontrolę nad bezpieczeństwem. A wszystko to bez konieczności inwestowania w infrastrukturę serwerową czy papierowe archiwa.

Prowadzenie akt osobowych online to dziś już nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i zgodności z prawem. Wybierając sprawdzone narzędzia, takie jak Symfonia eTeczka, zyskujesz nie tylko kontrolę nad dokumentacją, ale również realne oszczędności i większą efektywność procesów związanych z obsługą dokumentów. Jeśli zatem chcesz zadbać o bezpieczeństwo danych swoich pracowników i jednocześnie usprawnić codzienną pracę działu kadr, czas postawić na cyfrowe rozwiązania i prowadzić akta osobowe w firmie elektronicznej!

źródło: symfonia.pl