Blog

Urlop na żądanie ma umożliwić pracownikowi szybkie uzyskanie wolnego w nagłej sytuacji, ale nie jest prawem absolutnym. Co do zasady pracodawca powinien udzielić maksymalnie czterech dni takiego urlopu w roku. Odmowa może nastąpić wyjątkowo – tylko przy szczególnych okolicznościach, gdy zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika.

Podstawy prawne urlopu na żądanie

Urlop na żądanie został uregulowany w art. 167² Kodeksu pracy. Przepis stanowi, że „pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”. Oznacza to, że urlop ten jest częścią urlopu wypoczynkowego i jego wymiar (20 lub 26 dni zależnie od stażu) pomniejsza się odpowiednio o do 4 dni wykorzystane na żądanie. Urlop na żądanie można wykorzystać w dowolnej konfiguracji do 4 dni w roku (np. 1, 2, 3 lub 4 dni, także w kilku częściach). Niewykorzystane w danym roku uprawnienie do skorzystania z 4 dni w trybie „na żądanie” nie przechodzi, ale niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi jako zaległy (tyle że w kolejnym roku nie jest już „na żądanie”).

W przeciwieństwie do urlopu planowanego, dni urlopu na żądanie nie są ujmowane w planie urlopów. Pracownik sam decyduje o terminie, ale musi powiadomić pracodawcę w sposób przyjęty w zakładzie pracy (telefonicznie, e‑mailem, SMS‑em lub poprzez system kadrowy) nie później niż w dniu rozpoczęcia urlopu i przed przewidywaną godziną rozpoczęcia pracy. Forma zgłoszenia powinna zapewniać skuteczne dotarcie do osoby mogącej udzielić urlopu, zgodnie z procedurą zakładową; odstępstwa mogą być oceniane przez pryzmat okoliczności (np. nagłych zdarzeń).

Procedura zgłaszania urlopu na żądanie

W praktyce zgłoszenie urlopu na żądanie powinno nastąpić najpóźniej w dniu, w którym pracownik chce skorzystać z wolnego, zanim zacznie świadczyć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (sygn. I PK 128/06) pracownik ma obowiązek poinformować przełożonego najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed przewidywaną godziną rozpoczęcia pracy, chyba że regulamin pracy lub utrwalona praktyka dopuszcza późniejsze zgłoszenie.

Zakład pracy może określić preferowany sposób zgłaszania – telefonicznie, przez e‑mail, SMS czy za pomocą oprogramowania kadrowego. Warto wprowadzić jasną procedurę w regulaminie pracy i ułatwić obsługę wniosków poprzez cyfrowe narzędzia. System Symfonia eBiuro pozwala pracownikom zgłaszać urlopy online, a pracodawcy szybko zatwierdzić lub odrzucić wniosek i przekazać zadania innym członkom zespołu. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko nieporozumień i pozwala na zgodne z prawem ewidencjonowanie nieobecności.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Choć art. 167² brzmi kategorycznie, orzecznictwo podkreśla, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09) wyjaśnił, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu ze względu na szczególne okoliczności, które sprawiają, że jego wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien zaspokoić żądanie pracownika, o ile nie zagraża to funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jeżeli jednak w jednym terminie kilku pracowników chce wziąć wolne albo w danym dniu zaplanowane są obowiązki wymagające specjalistycznej wiedzy i nie ma możliwości zastępstwa, odmowa może okazać się uzasadniona. W orzecznictwie wskazuje się również, że nadużycie prawa do urlopu na żądanie (np. zorganizowany „strajk urlopowy” mający sparaliżować firmę) może zostać uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.), co uprawnia pracodawcę do odmowy.

Kiedy odmowa jest uzasadniona – typowe sytuacje

• Zagrożenie ciągłości pracy – brak możliwości zapewnienia zastępstwa, również w sytuacji gdy większa grupa pracowników chce wziąć wolne jednocześnie, może prowadzić do poważnych zakłóceń w działalności.
• Konieczność wykonania kluczowych zadań – w dniu planowanej konferencji, negocjacji czy ważnego przeglądu technicznego obecność pracownika o unikalnych kompetencjach jest niezbędna dla ochrony interesu firmy.
• Sytuacje kryzysowe – awaria, nagła kontrola albo inny nadzwyczajny incydent, w którym nieobecność kluczowej osoby grozi poważną szkodą dla przedsiębiorstwa.
• Nadużycie uprawnienia – wykorzystywanie urlopu w celu obejścia przepisów o strajkach lub naruszania zasad współżycia społecznego.

Pracodawca powinien niezwłocznie i jednoznacznie zakomunikować odmowę. Pracownik co do zasady nie powinien rozpoczynać urlopu na żądanie bez udzielenia go przez pracodawcę (zgody). Jeśli natomiast pracownik samowolnie rozpocznie wolne, może narazić się na konsekwencje, o których mowa poniżej.

Konsekwencje rozpoczęcia urlopu bez zgody

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) uznał, że rozpoczęcie urlopu na żądanie bez udzielenia go przez pracodawcę może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy i ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Pracownik nie powinien więc traktować samego zgłoszenia żądania jako równoznacznego z uzyskaniem wolnego.

Zgodnie z PIP i orzecznictwem SN, pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu na żądanie bez udzielenia go przez pracodawcę, a milczenie pracodawcy nie jest bezpieczną regułą „automatycznej zgody”.

Praktyczne przykłady

Przykład 1

Mały warsztat zatrudnia trzech mechaników. Jeden z nich składa wniosek o urlop na żądanie w dniu, w którym pozostałych dwóch planuje już urlop wypoczynkowy. Nie ma możliwości zorganizowania zastępstwa, a warsztat ma zakontraktowane naprawy pojazdów dla strategicznego klienta. W takiej sytuacji pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, powołując się na zagrożenie ciągłości pracy i swój wyjątkowy interes. Aby uniknąć podobnych konfliktów, pracodawca powinien zadbać o procedurę rezerwacji urlopów i informować zespół o ograniczeniach kadrowych.

Przykład 2

Pracownik korporacji musi pilnie udać się na pogrzeb członka rodziny. Wysłał przełożonemu SMS, a następnie zadzwonił, informując o potrzebie skorzystania z urlopu na żądanie. Przełożony odebrał wiadomość, ale nie zdążył wysłać pisemnej zgody. Pracownik skorzystał z wolnego, a przełożony mógł zorganizować zastępstwo.

źródło: symfonia.pl