Blog

Proces zatrudnienia nowych pracowników w okresie pracy zdalnej lub hybrydowej to spore wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Z pomocą przychodzą jednak narzędzia i procedury, dzięki którym można ten proces nie tylko zoptymalizować, ale także odczuć jego pozytywny wpływ na szereg obszarów biznesowych.

Specjaliści  ds. kadr i płac coraz częściej są w stanie zmieniać otoczenie, ponieważ mają wpływ na procesy, w których uczestniczą pracownicy. Upraszczając je, dając pracownikom coraz wygodniejsze i bardziej funkcjonalne narzędzia, przyczyniają się do szybszego wdrożenia ich do pracy i większej efektywności. Tym samym wpływają na ich pozytywne doświadczenia.

Proces adaptacji nowej osoby, poznania wartości przedsiębiorstwa rozpoczyna się już na etapie rekrutacji, potem przechodzi przez HR, a na końcu trafia do administracji czy IT. Onboarding to więc zadanie nie tylko dla działu HR. Zaangażowanych jest wiele osób z różnych działów i obszarów biznesowych.

Nowy pracownik już na samym początku przygody w nowej firmie jest zasypywany lawiną informacji, których duża część jednak umyka. Nowe środowisko, nowi współpracownicy, zasady, role, procesy – to wszystko sprawia, że odnalezienie się w tym wszystkim jest niezwykle trudne, a nawet stresujące. Te pierwsze dni są decydujące w procesie kształtowania doświadczenia pracownika, które na tym etapie może być pozytywne lub negatywne.  Pracodawca ma wpływ na kreowanie swojej marki, poprzez odpowiednie zaprojektowanie ścieżki wdrożenia nowej osoby.

Pomocą w skutecznym i efektywnym wdrożeniu mogą okazać się narzędzia, takie jak np. intranet czy portale pracownicze z rozbudowaną samoobsługą. Dzięki nim można zapewnić nowozatrudnionym dostęp do najważniejszych informacji, krótkich instrukcji czy dokumentów. Nie bez znaczenia jest także możliwość wglądu w strukturę organizacyjną wraz ze zdjęciami pracowników, dzięki czemu nowemu pracownikowi łatwiej odnaleźć się w ciągu pierwszych dni onboardingu.

Nie można także zapominać o czynnościach na etapie pre-onboardingu, czyli wszelkiego rodzaju listy kontrolne, instrukcje, dokumenty, dostępy do firmowych zasobów i sprzętu. Uporządkowanie tego procesu sprawi, że pracownik otrzyma wszystkie niezbędne dokumenty, narzędzia i zasoby na czas, nie będzie musiał tracić czasu na szukanie osób odpowiedzialnych np. za podłączenia komputera. Jeżeli organizacja ma wdrożony dobrze działający system, wówczas można tam sprawdzić czy wszystkie te czynności są realizowane.

Portale pracownicze wspierają procesy kadrowo-płacowe, a także skupiają się na procesach miękkiego HR. Portale można wykorzystywać do samoobsługi pracowniczej (np. składanie wniosków urlopowych), ale można je wzbogacić o inne elementy związane z onboardingiem. Kierownik wykorzystując portal pracowniczy będzie mógł łatwo i szybko zawnioskować o przydzielenie odpowiednich narzędzi i dostępów. Wniosek trafi zgodnie ze ścieżką akceptacji do odpowiednich osób. Elektroniczny obieg wniosków ma tę zaletę, iż można w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca sprawdzić jego status. W systemach możemy tworzyć specjalne ścieżki wdrożenia dla różnych grup stanowisk wykorzystując instrukcje, e-learningi czy nawet krótkie filmy wideo. Dobrą praktyką są powitalne wiadomości wysyłane pierwszego dnia pracy lub wpisy na profilu firmowym przedstawiające nową osobę.

Chcąc ułatwić start w nowej firmie, warto publikować informacje w formie bazy wiedzy z przeznaczoną do tego sekcją dla nowych pracowników. Mając dostęp do tych informacji o dowolnej porze, pracownik może wygodniej i efektywniej przyswoić sobie najważniejsze na danym etapie informacje.

Narzędzia informatyczne mogą pomóc usprawnić proces onboardingu także dzięki zbieraniu informacji zwrotnej od nowo zatrudnionych osób. Nowy pracownik może otrzymać ankietę, w której podzieli się doświadczeniami na temat całego procesu, a organizacja dzięki temu zyska wiedzę jakie elementy ewentualnie warto dopracować. Przeniesienie procesu wdrożenia nowego pracownika do świata cyfrowego wydaje się nieuniknionym scenariuszem w dzisiejszej rzeczywistości. Praca zdalna a także coraz modniejsza praca w modelu hybrydowym stwarza nowe szanse i możliwości na cyfryzację tego obszaru. Warto z tych szans skorzystać, usprawniając przy tym wiele procesów z obszaru HR.

źródło: symfonia.pl