Blog

Aby faktura mogła zostać uznana za pełnoprawny dokument księgowy, musi zawierać pewne obowiązkowe elementy. Ich szczegółowy wykaz znalazł się w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Chcesz dowiedzieć się więcej? W tym poradniku wyjaśniamy, co dokładnie powinna zawierać faktura, aby podatnik mógł prawidłowo ją rozliczyć. Nie czekaj i już teraz poznaj obowiązkowe elementy faktury VAT i nie tylko!

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Faktura stanowi nie tylko dowód księgowy, potwierdzający daną transakcję, lecz również podstawę do dokonania rozliczeń podatkowych.
• Błędy na dokumencie mogą skutkować koniecznością złożenia korekt deklaracji podatkowych, a także nałożeniem na podatnika kar finansowych.
• Informacje o tym, co powinna zawierać faktura, znalazły się w przepisach ustawy o VAT
• Ustawodawca wskazał tam również, jakie elementy faktury i w jakich okolicznościach podatnik może pominąć.
• W tym artykule w szczegółowy sposób omawiamy obowiązkowe elementy faktury VAT, faktury korygującej, faktury pro forma oraz faktury dla osoby fizycznej.

Co to jest faktura?

Faktura VAT to dokument rozliczeniowy, potwierdzający dokonanie transakcji, która podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT). Jej wystawienie jest niezbędne, by przedsiębiorca mógł udokumentować sprzedaż towaru lub usługi, a nabywca dokonać odliczenia naliczonego za jej pomocą podatku VAT. Aby jednak ją zaksięgować, faktura musi zawierać pewne obowiązkowe elementy, które w sposób enumeratywny zostały wymienione w art. 106e ust 1 ustawy o VAT. Ich wykaz znajdziesz także w tym poradniku.

W praktyce gospodarczej można spotkać się także z fakturą pro forma, która służy jedynie przedstawieniu warunków planowanej transakcji. Nie jest ona zatem dokumentem księgowym. Jeśli kwota należności nie przekracza 450 zł (lub 100 euro), przedsiębiorca może wystawić tzw. fakturę uproszczoną. Taki dokument stosowany jest często do rozliczenia transakcji, w których nabywcą jest osoba fizyczna.

Kiedy należy wystawić fakturę?

Obowiązek wystawienia faktury powstaje w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz innego podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Ponadto, fakturę należy sporządzić także w celu udokumentowania:

• sprzedaży wysyłkowej,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• otrzymania przedpłaty za czynności opodatkowane VAT – z wyjątkiem niektórych usług.

Wystawienie faktury VAT nie jest natomiast konieczne w przypadku sprzedaży zwolnionej przedmiotowo, czyli takiej, która na mocy przepisów ustawy o VAT nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Faktur VAT nie muszą również wystawiać podatnicy zwolnieni podmiotowo, a zatem Ci, których dochody ze sprzedaży w roku podatkowym nie przekraczają określonego limitu.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Obowiązkowe elementy faktury VAT zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Należą do nich:

• data wystawienia dokumentu,
• numer identyfikacyjny dokumentu, nadany zgodnie z przyjętym schematem w ramach jednej lub więcej serii,
• nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy,
• nr NIP podatnika, a w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych VAT-UE,
• nr identyfikacji podatkowej nabywcy towarów,
• data sprzedaży, zakończenia dostawy lub wykonania usługi, a także data zapłaty – o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
• nazwa, rodzaj, miara oraz ilość lub liczba dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty upustów lub obniżek,
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku VAT,
• suma wartości sprzedaży netto,
• kwota podatku VAT,
• kwota należności ogółem.

Niekiedy na fakturze muszą znaleźć się także inne obowiązkowe informacje, dotyczące m.in.:

• metody kasowej – jeśli sprzedawca korzysta z tego rozwiązania,
• samofakturowania – w sytuacji, gdy fakturę w imieniu sprzedawcy wystawił nabywca towaru lub usługi,
• mechanizmu podzielonej płatności – dla transakcji na kwotę przekraczającą 15 tys. zł,
• procedury marży,
• danych przedstawiciela podatkowego – jeśli to on w imieniu podatnika wystawił fakturę.

Ważne: od kilku lat przedsiębiorcy nie muszą umieszczać na dokumencie takich oznaczeń, jak „Faktura VAT”, „Oryginał” czy „Kopia”. Wszystkie egzemplarze dokumentu – o ile zawierają wymagane elementy – mają taką samą moc prawną.

źródło: symfonia.pl