Blog

Możliwość przesyłania dokumentów księgowych w formie skanów lub zdjęć zamiast papierowych wersji to dla wielu klientów biur rachunkowych ogromna zaleta. Jest to jednak ułatwienie również dla samych księgowych, którzy nie muszą zajmować się fizycznie dokumentacją zleceniodawcy. Jak zmotywować go do przesyłania skanów zamiast papierowych faktur?

Niektórzy klienci biur rachunkowych, przyzwyczajeni do stosowanych przez lata sposobów kontaktu z księgowym, nadal przesyłają lub przywożą do niego dokumenty w wersji papierowej. A przecież można – np. dzięki SaldeoSMART – pracować głównie na elektronicznej wersji dokumentów. Zwłaszcza, że dokumenty do programu mogą załączać także klienci biur i to w bardzo prosty sposób. Tylko jak zmotywować klienta, by porzucił swoje przyzwyczajenia i przeszedł na nowoczesną formę przekazywania dokumentacji? Mamy na to trzy pomysły!

Dokument w systemie od razu – wygoda dla klienta

Argumentem, który może przekonać opornego klienta do skorzystania z tego rozwiązania, jest wygoda i kontrola. Przesłane w papierowej formie dokumenty można szybko i łatwo zeskanować, tak aby znalazły się w archiwum, dokumenty otrzymywane elektronicznie także łatwo tam zamieścić. W ten sposób zarówno księgowy, jak i pracownicy firmy mogą pracować na skanach niemalże od razu. Dostęp do wszystkich dokumentów firmy jest bardzo dużym ułatwieniem i często przyspiesza wiele działań w firmie. Łatwiej i szybciej odszukać dokument w elektronicznym archiwum, zwłaszcza że można to robić bez względu na porę dnia czy dzień tygodnia. Jeśli przedsiębiorca potrzebuje pilnego dostępu do faktury w sobotni wieczór, to dostęp do skanów w archiwum dokumentów jest dla niego idealnym rozwiązaniem.

Co więcej, jeśli część zespołu pracuje w terenie, to dokumenty można na bieżąco skanować telefonem do aplikacji mobilnej. Dzięki temu właściciel firmy ma pewność, że żadna faktura się nie zgubi i na czas trafi do księgowych. Dla pracownika firmy to także wygoda – każdemu może zdarzyć się, że zgubi dokument – skanując go od razu do programu ma pewność, że faktura trafi do księgowości. W razie potrzeby, mając skan faktury, łatwiej także powiązać transakcję z dokumentem i zwrócić się do danego kontrahenta z prośbą o wydanie duplikatu faktury.

Możliwość kontroli płatności i generowania raportów na bieżąco

Dzięki księgowaniu dokumentów na bieżąco, klient uzyskuje stały i aktualny dostęp do danych finansowych. Księgowy w każdej chwili może sprawdzić dokonane przez klientów płatności, zaległości, wydatki firmowe. To znaczenie usprawnia prowadzenie biznesu i daje bieżący i szybki wgląd w stan finansowy przedsiębiorstwa. W SaldeoSMART Firma można kontrolować swoje płatności, dzięki czemu łatwiej trzymać rękę na pulsie i dbać o płynność finansową. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych. Na podstawie raportów z programu można sprawdzić wielkość sprzedaży z podziałem na kontrahentów, dzięki czemu łatwiej negocjować z nimi rabaty lub umowy.

Równomierne księgowanie dokumentów

Dostarczanie przez klienta faktur i dokumentów na bieżąco do biura rachunkowego to możliwość księgowania wszystkiego partiami w trakcie okresu rozliczeniowego. Dzięki temu łatwiej jest wprowadzić dodatkową fakturę tuż przed końcem okresu księgowania i z wszystkim zdążyć na czas. Daje to większy komfort współpracy zarówno księgowemu, jak i klientowi biura. A co więcej umożliwia firmie szybsze otrzymywanie informacji zwrotniej z biura na temat wyników finansowych czy podatków, nawet jeśli dostarczą dokumenty na ostatnią chwilę (do czego oczywiście nie zachęcamy).

Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z klientem oszczędnym, zapracowanym, czy świadomie kontrolującym swój biznes – jeden z powyższych argumentów na pewno na niego zadziała! A Wy? Jakie macie sposoby na przekonanie klienta, że skany są OK?

źródło: blog.saldeosmart.pl